Privacy notice

Last updated 28 September 2026

1. Who we are

Cargease is freight operations software. Companies that import and export use it to track shipments and to collect the documents each shipment needs from their suppliers, customs brokers and carriers.

The service is operated by Gonzalo Palazuelos, registered in Mexico as persona física con actividad empresarial. Our registered domicile is not published here, and we will provide it on request to anyone who needs it to exercise their rights: write to info@cargease.com. In this notice, "we" and "Cargease" mean that person and business.

You can reach us about anything in this notice at info@cargease.com.

2. Two different relationships, and why the difference matters

We play both roles, and each is governed differently.

When we are the controller

For the people who hold an account with us, our customers' own staff, we decide what we collect and why. Section 4 covers that data.

When we are a processor

Most of the personal data inside Cargease is not ours. A customer enters their supplier's contact details, or a supplier uploads a bill of lading with a signature on it. We hold and process that data on behalf of the customer who put it there, and on their instructions. We do not decide what it is used for, we do not use it for our own purposes, and we do not sell it or share it with anyone outside the providers listed in section 6.

If you want that data corrected or deleted and you are not one of our account holders, the fastest route is to ask the company that requested the documents from you. They can do it themselves inside Cargease, immediately. You can also write to us and we will pass the request on and support it. See section 8.

3. If you received a document upload link

A customer of ours asked you for shipping documents and sent you a link. This is what happens.

How we got your name and email: Not from you. The company that sent you the request entered your contact details into their own Cargease account, because they needed to send the request to a person rather than to a company.
What the link does: It opens one page showing only the documents that shipment has assigned to you. It does not create an account, it has no password, and it does not give you access to anything else about the shipment or to any other customer's data.
What we collect from you: The files you choose to upload, the time you uploaded them, and ordinary technical information that any website receives, such as your IP address and browser type, kept in server logs. We do not ask you for anything else, and there is no tracking or advertising technology on that page.
What is in the files: That is up to you. Commercial documents often contain personal data: a name, a signature, a phone number, sometimes an identity document number. Upload only what the request actually asks for.
Who sees it: The customer who sent you the link, and their colleagues on that account. Not other parties on the shipment unless that customer shares it with them, and never another Cargease customer.
When the link expires: The link expires 30 days after it is issued. After that it stops working and shows nothing.

If you believe you received a link by mistake, or you want your contact details removed, tell the company that sent it, or write to us at info@cargease.com and we will make sure it is dealt with.

4. What we collect, and why

What	Why
Name and email address of account users	To sign you in, to show who did what inside a shipment, and to send you notifications you asked for such as a comment that mentions you.
Name, email and role of the people at your suppliers, brokers and carriers	So a document request reaches the right person, and so the shipment record says who owes what. Entered by our customers, not collected from those people directly.
Documents uploaded to a shipment	They are the point of the product. Bills of lading, invoices, packing lists, certificates and customs declarations.
Shipment and commercial data	Routes, dates, containers, costs, quality inspections. Mostly not personal data, but it can name individuals.
Server logs and basic technical data	To keep the service running, diagnose faults and detect abuse.

We do not use advertising cookies or third party analytics that follow you around the web. The cookies we set are the ones needed to keep you signed in. The cookie notice names each one.

We do not sell personal data, and we do not use our customers' data or their counterparties' documents to train machine learning models.

If we contacted you about trying Cargease

Separately from everything above, we keep a short list of companies we think the product might suit, so that we can write and ask. If you received a message from us and had never heard of Cargease, this is the part that explains it.

What we hold: For companies, publicly available business information: name, location, products, and whether they look like a fit. For the smaller number of people we know personally, a name, a role, and how we know them. We do not buy lists, we do not scrape inboxes, and we never use data a customer put into their own Cargease account to find prospects.
Why: To contact businesses about a product built for them. Nothing more: this list is never merged with customer data, never used for advertising, and never shared.
Making it stop: Tell us and we will not write again, and we will record that so no one writes again later. One reply is enough, or write to info@cargease.com. The same ARCO rights in section 8 apply to this list as to everything else.

5. How long we keep it

While the account is active: Shipment records and documents stay available to the customer for as long as they use Cargease, because a shipment's paperwork has to be producible long after the cargo has landed. Customs and tax rules in most countries require holding it for years.
Upload links: 30 days. Then the link stops working. The documents already uploaded through it remain in the customer's account.
After an account closes: We keep the data for 30 days so it can be exported or an accidental closure reversed, then delete it. A customer can ask us to delete it sooner.
Backups: Documents are copied nightly to a protected backup, so they can be recovered if something goes wrong. When a document is deleted, for any of the reasons above, its backup copy is deleted automatically about 30 days later, and never more than 35. The database's own restore history covers only the last 7 days.
Server logs: Retained by our hosting providers on their standard schedules, a matter of weeks, not years.
Email sending log: To enforce limits on how much email the service sends, we record each email sent, with the recipient's address stored only as an irreversible code made with a secret key, never in readable form. Entries more than two days old are deleted automatically each time the service sends an email.

6. Who else touches the data

We do not have our own data centre. Cargease runs on services from these providers, and they are the only third parties that process personal data on our behalf.

Provider	What it does	Where
Vercel	Runs the application	United States
Neon	Hosts the database	United States
Cloudflare R2	Stores uploaded documents	Cloudflare network
Cloudflare	DNS and this website	Global
Resend	Sends sign in links, document requests, team invitations and notifications	United States

This list is current as of the date at the top of this notice. If we add a provider that processes personal data, we will update this page and tell our customers before it takes effect.

Data is stored outside Mexico, principally in the United States, and on Cloudflare's global network for documents. By using Cargease, or by uploading a document through a link, you understand that the data is transferred to and stored on infrastructure in those countries. We do not transfer personal data to anyone other than the providers above, except where a law or a competent authority requires it.

7. How we protect it

Everything travels over HTTPS, and stored data is encrypted at rest by the providers above.
Each customer's data is separated at the database level. Every read and every write is scoped to the account that owns it, so one customer cannot reach another's records even by guessing an identifier.
Sign in is by a single use link sent to your email address. We never store passwords, because we do not use them.
Upload links are unique, unguessable, expire in 30 days, and open only the documents assigned to that one party on that one shipment.
Access to production systems is limited to the people who operate the service.

Cargease is a young product and does not hold a SOC 2 or ISO 27001 certification. If you need to assess us, our security and subprocessors page sets out how the system is built and run, and we will answer your questions directly. No system is perfectly secure, and we will not claim otherwise.

8. Your rights

Depending on where you live, you may have the right to know what personal data we hold about you, to have it corrected, to have it deleted, and to object to or limit how it is used. In Mexico these are the ARCO rights, under the Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

Write to info@cargease.com with what you want and enough detail for us to find the record. We will answer within 20 business days and act within 15 more if the request is granted, which is the timetable Mexican law sets, and we will apply it to everyone regardless of where they are.

If the data belongs to one of our customers' accounts, we will tell you that and refer the request to them, because they decide what happens to it. We will not ignore you and we will not leave you chasing.

You may also withdraw consent to receive notification emails at any time. The transactional messages that make the service work, such as a sign in link you requested, cannot be switched off separately from using the service.

9. Children

Cargease is a business tool. It is not directed at anyone under 18 and we do not knowingly collect their data.

10. Changes to this notice

If we change it, the date at the top changes and the current version is always at cargease.com/privacy. For changes that materially affect how personal data is handled, we will notify account holders by email before it takes effect.

11. Contact

Gonzalo Palazuelos
info@cargease.com
Registered domicile in Nuevo León, Mexico, provided on request.

If you are in Mexico and you are not satisfied with how we handled your request, you may complain to the competent data protection authority.

Aviso de privacidad

Última actualización 28 de septiembre de 2026

1. Quiénes somos

Cargease es un software para operaciones de comercio exterior. Las empresas que importan y exportan lo usan para dar seguimiento a sus embarques y para recabar los documentos que cada embarque necesita de sus proveedores, agentes aduanales y transportistas.

El responsable del tratamiento de tus datos personales es Gonzalo Palazuelos, persona física con actividad empresarial registrada en México. No publicamos aquí nuestro domicilio, y lo proporcionamos a solicitud de quien lo necesite para ejercer sus derechos: escribe a info@cargease.com. En este aviso, "nosotros" y "Cargease" se refieren a esa persona y negocio.

Puedes contactarnos sobre cualquier punto de este aviso en info@cargease.com.

2. Dos relaciones distintas, y por qué importa la diferencia

Desempeñamos ambos papeles, y cada uno se rige de forma distinta.

Cuando somos responsables

Respecto de las personas que tienen una cuenta con nosotros, es decir el personal de nuestros clientes, nosotros decidimos qué datos recabamos y para qué. La sección 4 cubre esos datos.

Cuando somos encargados

La mayor parte de los datos personales dentro de Cargease no son nuestros. Un cliente captura los datos de contacto de su proveedor, o un proveedor sube un conocimiento de embarque con una firma. Conservamos y tratamos esos datos por cuenta del cliente que los puso ahí y siguiendo sus instrucciones. No decidimos para qué se usan, no los usamos para fines propios, y no los vendemos ni los compartimos con nadie fuera de los proveedores listados en la sección 6.

Si quieres que esos datos se corrijan o se eliminen y no eres titular de una cuenta con nosotros, la vía más rápida es pedírselo a la empresa que te solicitó los documentos. Ellos pueden hacerlo directamente en Cargease, de inmediato. También puedes escribirnos y nosotros trasladaremos y apoyaremos la solicitud. Ver la sección 8.

3. Si recibiste un enlace para subir documentos

Un cliente nuestro te pidió documentos de embarque y te envió un enlace. Esto es lo que ocurre.

Cómo obtuvimos tu nombre y tu correo: No de ti. La empresa que te envió la solicitud capturó tus datos de contacto en su propia cuenta de Cargease, porque necesitaba dirigir la solicitud a una persona y no a una empresa.
Qué hace el enlace: Abre una sola página que muestra únicamente los documentos que ese embarque tiene asignados a ti. No crea una cuenta, no tiene contraseña, y no te da acceso a nada más del embarque ni a los datos de ningún otro cliente.
Qué recabamos de ti: Los archivos que decidas subir, la hora en que los subiste, e información técnica ordinaria que recibe cualquier sitio web, como tu dirección IP y el tipo de navegador, guardada en registros del servidor. No te pedimos nada más, y esa página no tiene tecnología de rastreo ni de publicidad.
Qué contienen los archivos: Eso depende de ti. Los documentos comerciales suelen contener datos personales: un nombre, una firma, un teléfono y a veces el número de una identificación. Sube solamente lo que la solicitud realmente pide.
Quién los ve: El cliente que te envió el enlace y sus compañeros en esa cuenta. No las demás partes del embarque, salvo que ese cliente se los comparta, y nunca otro cliente de Cargease.
Cuándo vence el enlace: El enlace vence a los 30 días de haberse emitido. Después deja de funcionar y no muestra nada.

Si crees que recibiste un enlace por error, o quieres que se eliminen tus datos de contacto, dilo a la empresa que te lo envió, o escríbenos a info@cargease.com y nos aseguraremos de que se atienda.

4. Qué datos recabamos y para qué

Qué	Para qué
Nombre y correo de los usuarios de una cuenta	Para iniciar sesión, para mostrar quién hizo qué dentro de un embarque, y para enviarte las notificaciones que pediste, como un comentario que te menciona.
Nombre, correo y función de las personas en tus proveedores, agentes aduanales y transportistas	Para que una solicitud de documentos llegue a la persona correcta, y para que el expediente diga quién debe qué. Los capturan nuestros clientes, no se recaban directamente de esas personas.
Documentos subidos a un embarque	Son la razón de ser del producto. Conocimientos de embarque, facturas, listas de empaque, certificados y pedimentos.
Datos del embarque y comerciales	Rutas, fechas, contenedores, costos, inspecciones de calidad. En su mayoría no son datos personales, aunque pueden nombrar a personas.
Registros del servidor y datos técnicos básicos	Para mantener el servicio en funcionamiento, diagnosticar fallas y detectar abusos.

No usamos cookies publicitarias ni analítica de terceros que te siga por la web. Las cookies que usamos son las necesarias para mantener tu sesión iniciada. El aviso de cookies nombra cada una.

No vendemos datos personales, y no usamos los datos de nuestros clientes ni los documentos de sus contrapartes para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Si te contactamos para ofrecerte Cargease

Aparte de todo lo anterior, mantenemos una lista corta de empresas a las que creemos que el producto les puede servir, para poder escribirles y preguntar. Si recibiste un mensaje nuestro y nunca habías oído de Cargease, esta es la parte que lo explica.

Qué conservamos: De las empresas, información de negocio pública: nombre, ubicación, productos, y si parecen encajar. De las pocas personas que conocemos en persona, un nombre, un puesto, y cómo las conocemos. No compramos listas, no rastreamos buzones, y nunca usamos datos que un cliente haya capturado en su propia cuenta de Cargease para buscar prospectos.
Para qué: Para contactar empresas sobre un producto hecho para ellas. Nada más: esta lista nunca se mezcla con los datos de clientes, nunca se usa para publicidad, y nunca se comparte.
Cómo detenerlo: Dínoslo y no volvemos a escribir, y lo dejamos registrado para que nadie vuelva a escribir después. Basta con responder, o escribe a info@cargease.com. Los mismos derechos ARCO de la sección 8 aplican a esta lista igual que a todo lo demás.

5. Cuánto tiempo los conservamos

Mientras la cuenta esté activa: Los expedientes y documentos siguen disponibles para el cliente mientras use Cargease, porque la documentación de un embarque debe poder presentarse mucho después de que la carga llegó. Las reglas aduaneras y fiscales de la mayoría de los países exigen conservarla por años.
Enlaces de carga: 30 días. Después el enlace deja de funcionar. Los documentos ya subidos por él permanecen en la cuenta del cliente.
Al cerrarse una cuenta: Conservamos los datos 30 días para poder exportarlos o revertir un cierre accidental, y luego los eliminamos. Un cliente puede pedirnos eliminarlos antes.
Respaldos: Los documentos se copian cada noche a un respaldo protegido, para poder recuperarlos si algo falla. Cuando se elimina un documento, por cualquiera de los motivos anteriores, su copia de respaldo se elimina automáticamente unos 30 días después, y nunca más de 35. El historial de restauración de la base de datos cubre solo los últimos 7 días.
Registros del servidor: Los conservan nuestros proveedores de infraestructura conforme a sus plazos estándar, del orden de semanas, no de años.
Registro de envío de correos: Para aplicar límites a la cantidad de correo que envía el servicio, registramos cada correo enviado, con la dirección del destinatario guardada solo como un código irreversible generado con una clave secreta, nunca de forma legible. Los registros con más de dos días de antigüedad se eliminan automáticamente cada vez que el servicio envía un correo.

6. Quién más toca los datos

No tenemos centro de datos propio. Cargease funciona sobre servicios de estos proveedores, y son los únicos terceros que tratan datos personales por cuenta nuestra.

Proveedor	Qué hace	Dónde
Vercel	Ejecuta la aplicación	Estados Unidos
Neon	Aloja la base de datos	Estados Unidos
Cloudflare R2	Almacena los documentos subidos	Red de Cloudflare
Cloudflare	DNS y este sitio web	Global
Resend	Envía enlaces de acceso, solicitudes de documentos, invitaciones al equipo y notificaciones	Estados Unidos

Esta lista está vigente a la fecha indicada al inicio de este aviso. Si agregamos un proveedor que trate datos personales, actualizaremos esta página y avisaremos a nuestros clientes antes de que surta efecto.

Los datos se almacenan fuera de México, principalmente en Estados Unidos, y en la red global de Cloudflare para los documentos. Al usar Cargease, o al subir un documento mediante un enlace, entiendes que los datos se transfieren y se almacenan en infraestructura ubicada en esos países. No transferimos datos personales a nadie distinto de los proveedores anteriores, salvo cuando lo exija una ley o una autoridad competente.

7. Cómo los protegemos

Todo viaja por HTTPS, y los datos almacenados están cifrados en reposo por los proveedores mencionados.
Los datos de cada cliente están separados a nivel de base de datos. Toda lectura y toda escritura se limitan a la cuenta propietaria, de modo que un cliente no puede alcanzar los registros de otro ni adivinando un identificador.
El acceso es mediante un enlace de un solo uso enviado a tu correo. Nunca almacenamos contraseñas, porque no las usamos.
Los enlaces de carga son únicos, imposibles de adivinar, vencen a los 30 días, y abren únicamente los documentos asignados a esa parte en ese embarque.
El acceso a los sistemas de producción se limita a quienes operan el servicio.

Cargease es un producto joven y no cuenta con certificación SOC 2 ni ISO 27001. Si necesitas evaluarnos, nuestra página de seguridad y subencargados explica cómo está construido y operado el sistema (en inglés), y responderemos tus preguntas directamente. Ningún sistema es perfectamente seguro y no afirmaremos lo contrario.

8. Tus derechos ARCO

Tienes derecho a conocer qué datos personales tenemos sobre ti, a que se rectifiquen si son inexactos, a que se cancelen cuando consideres que no se requieren, y a oponerte a su uso para fines específicos. Son los derechos ARCO previstos en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su Reglamento.

Escribe a info@cargease.com indicando tu nombre, un medio para responderte, los documentos que acrediten tu identidad, una descripción clara de los datos sobre los que buscas ejercer tu derecho, y cualquier dato que nos ayude a localizar el registro. Responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles y, de resultar procedente, lo haremos efectivo dentro de los 15 días hábiles siguientes.

Si los datos pertenecen a la cuenta de uno de nuestros clientes, te lo diremos y trasladaremos la solicitud a esa empresa, porque es quien decide sobre ellos. No te ignoraremos ni te dejaremos persiguiendo el asunto.

También puedes revocar en cualquier momento tu consentimiento para recibir correos de notificación, y limitar el uso o divulgación de tus datos por la misma vía. Los mensajes transaccionales que hacen funcionar el servicio, como un enlace de acceso que tú solicitaste, no pueden desactivarse por separado del uso del servicio.

9. Menores de edad

Cargease es una herramienta empresarial. No está dirigida a menores de 18 años y no recabamos sus datos de forma consciente.

10. Cambios a este aviso

Si lo modificamos, cambiará la fecha del encabezado y la versión vigente estará siempre en cargease.com/privacy. Ante cambios que afecten de forma sustancial el tratamiento de datos personales, avisaremos por correo a los titulares de cuenta antes de que surtan efecto.

11. Contacto

Gonzalo Palazuelos
info@cargease.com
Domicilio registrado en Nuevo León, México, disponible a solicitud.

Si no quedas satisfecho con la atención a tu solicitud, puedes acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales.